Gợi ý kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp

Có bao giờ bạn cảm thấy rằng khi giao tiếp với người khác mà bạn không hiểu được họ. Đó là do hai bên có sự ngăn cách về lập trường và thường chỉ nói về vấn đề của riêng mình. Vì thế, kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp chính là cách để chúng ta thấu hiểu đối phương và đưa câu chuyện về một hướng.

Kỹ năng đặt câu hỏi là một kỹ năng mềm quan trọng trong đời sống (Ảnh: Internet)

Sau đây là một số phương pháp khá phổ biến khi đặt câu hỏi, khi nào nên (không nên) sử dụng chúng:

1. Câu hỏi mở – Câu hỏi đóng:

Câu hỏi đóng thường nhận được câu trả lời là một từ, hoặc câu trả lời rất ngắn. Ví dụ khi hỏi “Bạn có khát nước không?” chỉ câu trả lời nhận được sẽ là “Có” hoặc “Không”; còn khi hỏi “Bạn sống ở đâu?” thông thường bạn sẽ được trả lời bằng tên của toà nhà hoặc địa chỉ nơi bạn ở.

Câu hỏi mở sẽ dẫn đến câu trả lời dài hơn và thường bắt đầu bằng cụm từ cái gì, tại sao hay bằng cách nào. Một câu hỏi mở đánh vào kiến thức, sự hiểu biết, quan điểm hoặc cảm xúc của người trả lời. Bạn cũng có thể sử dụng các cụm từ “Bạn hãy kể với tôi…” hay “Hãy diễn giải…” để đặt câu hỏi mở.

Câu hỏi đóng đặt ra không đúng lúc có thể “giết chết” cuộc đối thoại và dẫn đến sự im lặng đáng sợ. Tốt nhất chúng ta nên tránh các câu hỏi dạng này khi câu chuyện đang trôi chảy.

2. Câu hỏi “hình nón”

Kỹ thuật đặt câu hỏi dạng hình nón bắt đầu từ những câu hỏi chung, sau đó đi vào trọng tâm trong mỗi câu trả lời để hỏi sâu hơn theo từng cấp độ. Loại câu hỏi này phổ biến khi người điều tra muốn lấy thông tin từ nhân chứng:

– “Có bao nhiêu người tham gia vào trận ẩu đả?”

– “Khoảng 10”

– “Người lớn hay trẻ em?”

Bằng cách sử dụng kỹ thuật này, nhân viên điều tra đã giúp người làm chứng xây dựng lại tình huống và tập trung vào chi tiết hữu ích. Nếu điều tra viên chỉ hỏi câu hỏi mở như “Có chi tiết nào anh có thể nói với tôi về những việc anh đã thấy?”, có thể anh ta sẽ không có được thông tin như mong muốn.

Biết cách đặt câu hỏi giúp việc giao tiếp trở nên hiệu quả hơn (Ảnh: Internet)

3. Câu hỏi thăm dò

Sử dụng câu hỏi thăm dò là một cách tìm kiếm thông tin khác chẳng hạn như hỏi về một ví dụ cụ thể để giúp bạn hiểu rõ về vấn để họ vừa nói. Có lúc bạn sẽ cần thông tin thêm để làm sáng tỏ vấn đề, “Khi nào anh cần bản báo cáo? Anh có muốn xem bản nháp trước khi tôi gửi cho anh bản cuối cùng không?”, hoặc để kiểm tra xem liệu có minh chứng nào cho điều vừa được đưa ra hay không, “Làm thế nào anh biết đội ngũ bán hàng không thể sử dụng dữ liệu mới?”

Để đặt câu hỏi thăm dò hiệu quả, nên sử dụng công thức “5 Vì sao” (5 whys) – một phương pháp giúp bạn nhanh chóng nắm được gốc rễ vấn đề.

4. Câu hỏi dẫn dắt

Câu hỏi dẫn dắt hướng người khác trả lời theo cách bạn nghĩ bằng một vài phương pháp sau:

Đi kèm với giả định: “Anh nghĩ dự án đó trễ bao lâu?”. Câu hỏi này thừa nhận rằng dự án trên sẽ không hoàn thành đúng thời hạn.

Thêm vào một lời kêu gọi cá nhân để đồng ý ở phần kết: “Lori rất có năng lực, anh nghĩ thế chứ?” hay “Phương án 2 tốt hơn phải không?”

Chọn lọc từ để đặt câu hỏi sao cho người trả lời dễ dàng nói “có”. “Chúng ta sẽ chọn phương án 2 chứ?” dễ nhận được câu trả lời đồng ý hơn cách hỏi “Anh có muốn chọn phương án 2 hay không?”. Nên đặt câu hỏi mang tính cá nhân để dễ dàng đạt được sự đồng thuận ví dụ: “Anh có muốn tôi chọn phương án 2 không?” thay vì “Tôi chọn phương án 2 nhé?”

Cho người trả lời lựa chọn giữa hai phương án – cả hai phương án này bạn đều thích thực hiện – thay vì chỉ đưa ra một giải pháp, hoặc không thực hiện gì cả. Nói chung thì khả năng “không chọn gì cả” vẫn có thể xảy ra khi bạn hỏi “Anh chọn phương án A hay B”, nhưng đa số sẽ chỉ nghĩ đến việc lựa chọn một trong hai phương án bạn đưa ra.

5. Câu hỏi tu từ

Câu hỏi tu từ không thật sự không phải là câu hỏi vì không đòi hỏi câu trả lời mà chỉ là những câu khẳng định được viết dưới dạng câu hỏi: “Mẫu thiết kế của John rất sáng tạo phải không?”. Người ta sử dụng câu hỏi tu từ vì muốn người nghe dễ dàng đồng thuận và tham gia vào cuộc trò chuyện.

Đặt câu hỏi là kỹ năng mềm rất cần thiết trong cuộc sống. Thông qua việc đặt câu hỏi thích hợp, bạn có thể thúc đẩy quá trình giao tiếp diễn ra hiệu quả hơn. Với những gợi ý về kỹ năng đặt câu hỏi trong từng tình huống như trên, Hướng Nghiệp Á Âu chúc bạn sẽ nhanh chóng nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình.

from cantho.huongnghiepaau.com https://ift.tt/2umv0zi
Nguồn: IFTTT