Bí quyết để tổ chức một cuộc họp thành công

Hội họp có vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo ra sự phối hợp hiệu quả giữa các cá nhân trong một tập thể. Đồng thời, hội họp là nơi các cá nhân thể hiện những quan điểm cũng như ý kiến của mình. Vì vậy, để cuộc họp diễn ra thành công thì cần phải có sự chuẩn bị thật kỹ càng và áp dụng quy trình tổ chức một cuộc họp hiệu quả.

Một quy trình chuẩn cho công tác tổ chức hội họp hiệu quả sẽ bao gồm ba giai đoạn: chuẩn bị trước khi cuộc họp diễn ra, trong khi tiến hành cuộc họp và sau khi cuộc họp diễn ra.

Để một cuộc họp diễn ra thành công cần nhiều yếu tố (Ảnh: Internet)

Chuẩn bị trước cuộc họp

Đầu tiên cần xác định mục đích, tính chất và nội dung của cuộc họp là gì: xác định nội dung chương trình cuộc họp; thời gian cần thiết để thực hiện các nội dung chương trình cuộc họp; phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người; lên lịch trình và chương trình cụ thể để chuẩn bị nội dung thật chu đáo.

Cụ thể, cần xác định rõ những yếu tố này:

– Tên của cuộc họp.

– Thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp.

– Thành phần tham dự cuộc họp.

– Nội dung của cuộc họp.

Phương tiện kỹ thuật hỗ trợ cuộc họp: máy chiếu, màn chiếu, bàn ghế, hệ thống âm thanh, hệ thống ánh sang, hệ thống quạt, điều hòa, nước uống…

Các chương trình khác: văn nghệ trước cuộc họp, giải lao, ăn uống, tham quan…

Chuẩn bị phòng họp: bảo đảm có đủ số lượng bàn ghế cần thiết, ánh sáng, âm thanh cần phải chuẩn, chuẩn bị thêm bục phát biểu, máy chiếu, bảng viết, cờ hoa.

Chuẩn bị tài liệu: in ấn, photo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp. Chuẩn bị thêm nội dung cuộc họp bằng PowerPoint nếu cần thiết.

Gửi thư mời: Thư mời cần phải có đầy đủ các thông tin bao gồm: tên, chức vụ người được mời, nội dung, thời gian và điểm họp, thành phần tham dự cuộc họp và giấy tờ cần phải mang đến cuộc họp. Lưu ý, giấy mời cần phải gửi trước ngày diễn ra cuộc họp ít nhất 3 ngày (trừ các cuộc họp đột xuất), kèm theo giấy mời là các tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến cuộc họp.

Cần xác định được mục đích, tính chất và nội dung mà cuộc họp sẽ triển khai (Ảnh: Internet)

Chuẩn bị biên bản cho cuộc họp.

Xác định số lượng và thành phần tham dự cuộc họp:

– Tùy theo mục đích, tính chất, nội dung của cuộc họp mà người chủ trì cuộc họp cần phải cân nhắc kỹ số lượng người đến tham dự và thành phần tham dự gồm những ai để cuộc họp diễn ra phù hợp, tiết kiệm và hiệu quả nhất.

– Về phía quản lý đơn vị được mời họp phải xác định người cử đi phải là người có đủ năng lực, đủ thẩm quyền, trách nhiệm, trình độ và yêu cầu mà cuộc họp đề ra.

– Trong trường hợp người được mời không thể tới tham dự thì có thể yêu cầu người đó ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng yêu cầu cuộc họp đi thay.

– Cần phải lập danh sách khách mời cụ thể để gửi giấy mời, giấy triệu tập. Có một vài cuộc họp yêu cầu người được mời phải trả lời là có đến hay không.

Tổ chức và điều hành hành cuộc họp

Tiếp đón khách mời, phát tài liệu khi đến giờ họp.

Khai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận. Lưu ý, với các cuộc họp có nghi thức nhà nước thì cần có nghi thức chào cờ.

Giới thiệu chủ tọa cuộc họp, thư ký và các đại biểu tham dự

Trình bày báo cáo, tham luận, đề án…

Bắt đầu tiến hành thảo luận các vấn đề đặt ra. Lưu ý, việc tiến hành phát biểu và thảo luận cần ngắn gọn, thời gian tối đa khoảng 15 phút.

Cuộc họp có thể giải lao, ăn nhẹ vào khoảng thời gian giữa các báo cáo.

Biên bản cuộc họp được trình bày ngay sau cuộc họp hoặc cũng có thể sau một thời gian nhất định.

Bế mạc cuộc họp: tổng kết, đưa ra quyết định, phương hướng giải quyết.

Sau khi kết thúc cuộc họp

Tổng hợp nội dung cuộc họp, hoàn thiện các văn kiện.

Lập hồ sơ cuộc họp.

Quyết toán chi phí cho cuộc họp.

Triển khai nội dung công việc được thông qua tại cuộc họp đến những người tham dự.

Như vậy, với một quy trình chuẩn để tổ chức cuộc họp hiệu quả cộng kết hợp với một sự chuẩn bị kỹ càng thì cuộc họp của bạn sẽ diễn ra thành công tốt đẹp. Chúc bạn làm việc hiệu quả với quy trình tổ chức một cuộc họp mà chúng tôi vừa chia sẻ phía trên.

from cantho.huongnghiepaau.com https://ift.tt/2LH7Onb
Nguồn: IFTTT